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房产公司文件档案应该怎样归类

归档日期:09-19       文本归类:给水部队      文章编辑:爱尚语录

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  档案按大类分文件、材料、合同。因合同管理的特殊性,我在设置中把它单列出来,实行合同和文件材料双轨制管理。具体操作如下:

  主要有两个合同总台帐:一是每月报公司法律事务处的合同管理台账;另一个是海南公司内部合同管理台账。前者分三个表格:合同汇总表、已执行合同、正在执行合同,只登记走公司会签流程的合同。后者分合同汇总登记表、发放登记表、移交登记表、借阅登记表,对公司所有合同进行登记、编号、归档。

  对各部门的要求:每月24日之前,报送本部门当月合同履行情况登记表,并做好部门合同台帐的管理工作(登记管理表已通过OA发放给各部门),部门新签合同应做到及时登记,并将原件或复印件移交综合部编号归档。

  合同归档:公司总部法律事务处将合同归档盒分九大类,分别是:设计、勘察、监理、施工、拆迁、广告、采购(安装)、技术服务(招标代理、造价咨询、测绘合同等)、其他。我将部分类别合并,新增一些类别,使其更适合海南项目实际,具体分为:合作类合同、建设工程类合同(分设计、勘察、监理、施工等)、财务类合同、营销类合同、其他合同共五大类。

  文件材料:专指项目相关的具有保存价值的各种形式的记录,例如:会议纪要、照片和视频资料等。

  2015-06-27展开全部我也在房产公司,刚刚写完一个档案方案,比较粗略,。

  档案按大类分文件、材料、合同。因合同管理的特殊性,我在设置中把它单列出来,实行合同和文件材料双轨制管理。具体操作如下:

  主要有两个合同总台帐:一是每月报公司法律事务处的合同管理台账;另一个是海南公司内部合同管理台账。前者分三个表格:合同汇总表、已执行合同、正在执行合同,只登记走公司会签流程的合同。后者分合同汇总登记表、发放登记表、移交登记表、借阅登记表,对公司所有合同进行登记、编号、归档。

  对各部门的要求:每月24日之前,报送本部门当月合同履行情况登记表,并做好部门合同台帐的管理工作(登记管理表已通过OA发放给各部门),部门新签合同应做到及时登记,并将原件或复印件移交综合部编号归档。

  合同归档:公司总部法律事务处将合同归档盒分九大类,分别是:设计、勘察、监理、施工、拆迁、广告、采购(安装)、技术服务(招标代理、造价咨询、测绘合同等)、其他。我将部分类别合并,新增一些类别,使其更适合海南项目实际,具体分为:合作类合同、建设工程类合同(分设计、勘察、监理、施工等)、财务类合同、营销类合同、其他合同共五大类。

  文件材料:专指项目相关的具有保存价值的各种形式的记录,例如:会议纪要、照片和视频资料等。

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